Allgemeines Office-Management, Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter vor Ort, Sicherstellung eines professionellen Umfelds im Büro, Überwachung von Sauberkeit und Ordnung, Empfang von Kunden, Dienstleistern und Besuchern, Einbringen neuer Ideen für strukturierte Prozesse und Workflows, Unterstützung der Führungskräfte bei der Koordination von Besprechungen, Sachliche Rechnungsprüfungen, Planung und Umsetzung betriebsinterner Events, Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter, Verantwortung für die Fahrzeugflotte

Organisieren von Terminen und Veranstaltungen, Prüfen von Rechnungen, Unterstützen bei Reisekosten, Arbeiten am Empfang

allgemeine Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation und Koordination administrativer Abläufe, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, eigenständige Bearbeitung von Schriftsätzen, auch nach Diktat, Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung der Unterlagen, Begrüßung von Gästen und Dienstleistern am Empfang, Telefon- und Vermittlungsdienst, Postservice, Bearbeitung von Anfragen, Sitzungsmanagement

Unterstützung des Geschäftsführers, Zuarbeit für Vorstand und Mitgliedsunternehmen, Recherchetätigkeit, Pflege der Adressdatenbank, Vorbereitung von Geschäftsreisen, Terminanfragen und Terminkoordination, Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Rechnungslegung, Kassenführung und Buchhaltung, allgemeine Büroorganisation und Sekretariatstätigkeiten

Verantwortung für die HR Administration im gesamten Employee Life Cycle, Pflege und Verwaltung von Personalakten (digital und physisch), Prüfung von An- und Abwesenheiten sowie Überstunden der Mitarbeitenden, Verantwortung für die Datenpflege im Personalmanagementsystem (Personio), Erstellung von Berichten und Statistiken, Erstellung relevanter HR Dokumente wie Zeugnisse oder Bescheinigungen, Unterstützung bei der Organisation von HR-Events und Workshops, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerber ext{*}innen, Ansprechpartner ext{*}in für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

Verantwortung für die HR Administration im gesamten Employee Life Cycle, Pflege und Verwaltung von Personalakten (digital und physisch), Prüfung von An- und Abwesenheiten sowie Überstunden der Mitarbeitenden, Verantwortung für die Datenpflege im Personalmanagementsystem (Personio), Erstellung von Berichten und Statistiken, Erstellung relevanter HR Dokumente wie Zeugnisse oder Bescheinigungen, Unterstützung bei der Organisation von HR-Events und Workshops, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerber ext{*}innen, Ansprechpartner ext{*}in für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

Ordnungsgemäße Zuwendungsabrechnung nach den gesetzlichen Vorgaben und unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften, Zuwendungsbewirtschaftung: Bearbeitung der Anträge, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise der Zuwendung in enger Absprache mit der Einrichtungsleitung, Erstellung der Sachberichte in Zusammenarbeit mit der Projektleitung, Allgemeine Bürotätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten wie Bestellungen, Ermittlung und Erstellung statistischer Daten sowie Übermittlung an den Zuwendungsgeber, Erstkontakt für Klientinnen, Organisation eines effizienten Sekretariatsablaufs, Erledigung des Schriftverkehrs, Kassenführung, Mitwirkung bei der Qualitätsentwicklung, Regelmäßige Teilnahme an Supervision und Fortbildung

Abrechnung und Koordination der Touren Nah- und Fernverkehr im Ein- und Ausgang sowie Belegarchivierung, Koordination der Selbstanlieferungen, Annahme von Eingangsfahrzeugen, Bearbeitung, Prüfung sowie Übernahme von Daten im Transport Management System, Optimierung der Datenqualität mit Hilfe von Datenanalyse und Stammdatenpflege, Bearbeitung von Rollkarten, Zustellquittungen sowie Auswertungen und Statistiken